Hos Votum tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt. Vi behandler personoplysninger med respekt for den enkeltes rettigheder og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Votum yder rådgivning, administration og ledelsesmæssig bistand til fonde og andre organisationer. Som led i vores virksomhed behandler vi personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere og andre personer, som vi kommer i kontakt med.

I denne privatlivspolitik beskriver vi, hvordan vi behandler personoplysninger, hvilke formål oplysningerne anvendes til, og hvilke rettigheder du har.

Privatlivspolitikken omhandler følgende:

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
2. Hvilke personoplysninger behandler vi?
3. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger
4. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
5. Modtagere af personoplysningerne
6. Hvor dine personoplysninger stammer fra
7. Opbevaring af dine personoplysninger
8. Behandlingssikkerhed
9. Dine rettigheder, herunder muligheden for at klage

Privatlivspolitikken er alene til orientering. Du behøver derfor ikke at foretage dig noget.

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Votum ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi indsamler og behandler som led i vores egen virksomhed.

Votum ApS
Gammel Kongevej 99
1850 Frederiksberg C
CVR-nr.: 46844831

E-mail: kontakt@votumfonde.dk

Hjemmeside: www.votumfonde.dk

Direktør Martin Dahl er kontaktperson vedrørende Votums behandling af personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

Behandling af personoplysninger på vegne af fonde og andre kunder

Votum leverer rådgivning og administrative ydelser til fonde og andre organisationer. Som led i disse ydelser kan Votum behandle personoplysninger om blandt andet ansøgere, bevillingsmodtagere, bestyrelsesmedlemmer, samarbejdspartnere og andre interessenter.

Når Votum behandler personoplysninger på vegne af en kunde og efter dennes instrukser, er kunden som udgangspunkt dataansvarlig, mens Votum fungerer som databehandler. Behandlingen sker i overensstemmelse med en databehandleraftale eller et andet relevant aftalegrundlag.

Votum kan i forbindelse med opgaveløsningen anvende digitale administrationssystemer og andre eksterne it-løsninger. Disse systemer kan være stillet til rådighed direkte af kunden eller være anskaffet og administreret af Votum som led i den samlede ydelse.

Den konkrete aftalestruktur er ikke i sig selv afgørende for den persondataretlige ansvarsfordeling. Denne fastlægges ud fra behandlingens faktiske karakter, herunder hvem der fastlægger formålene og de væsentlige hjælpemidler til behandlingen.

Eksterne systemleverandører kan efter omstændighederne fungere som databehandlere for kunden eller som underdatabehandlere for Votum. Votum sikrer, at der foreligger de nødvendige aftaler og godkendelser i de tilfælde, hvor Votum har ansvar herfor.

Votum kan endvidere være selvstændigt dataansvarlig for behandling af personoplysninger til egne forretningsmæssige, administrative og lovbestemte formål.

Når en kunde er dataansvarlig, henvises der for yderligere oplysninger om den konkrete behandling til kundens egen privatlivspolitik.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Votum behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 6.

Oplysningerne kan omfatte:

• Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Stilling, arbejdssted og organisatorisk tilknytning.
• Oplysninger om bestyrelsesposter og ledelseshverv.
• Oplysninger om samarbejdsrelationer, aftaler og korrespondance.
• Økonomiske oplysninger, når disse er relevante for et kundeforhold eller en konkret opgave.

Kunder og samarbejdspartnere

Hvis du er kunde hos Votum eller repræsenterer en fond, organisation eller virksomhed, som vi samarbejder med, behandler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at etablere, administrere og gennemføre samarbejdet.

Bestyrelsesmedlemmer og ledelsespersoner

I forbindelse med rådgivning og administration af fonde kan vi behandle oplysninger om fondenes bestyrelsesmedlemmer, direktører, administratorer og øvrige repræsentanter.

Det kan blandt andet være kontaktoplysninger, oplysninger om hverv, habilitetsforhold, mødedeltagelse og forhold med betydning for fondenes ledelse og administration.

Ansøgere, bevillingsmodtagere og andre interessenter

Når Votum bistår en fond med ansøgningsbehandling og bevillingsadministration, kan vi få adgang til oplysninger om ansøgere, kontaktpersoner og bevillingsmodtagere.

Sådanne oplysninger kan omfatte projektbeskrivelser, budgetter, korrespondance, ansøgningsmateriale og dokumentation for bevillingers anvendelse.

Afhængigt af fondens formål og ansøgningernes karakter kan materialet også indeholde følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Votum behandler alene sådanne oplysninger, når der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag, og behandlingen er nødvendig for den konkrete opgave. Når Votum er databehandler, sker behandlingen efter den dataansvarlige fonds dokumenterede instrukser.

Nyhedsbreve, arrangementer og faglige netværk

Hvis du tilmelder dig nyhedsbreve, arrangementer eller faglige netværk, som Votum organiserer, kan vi behandle oplysninger om dit navn, din stilling, din organisation og dine kontaktoplysninger.

Rekruttering

I forbindelse med rekruttering af medarbejdere og tilknyttede rådgivere kan vi behandle kontaktoplysninger, ansøgninger, CV’er, uddannelsesoplysninger, referencer og andre relevante oplysninger.

Vi behandler ikke flere oplysninger end nødvendigt til det konkrete formål.

3. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Votum behandler personoplysninger til følgende overordnede formål.

Rådgivning og administration

Vi behandler personoplysninger for at kunne levere de rådgivnings- og administrationsydelser, som vi har aftalt med vores kunder.

Det omfatter blandt andet:

• Kommunikation med kunder og samarbejdspartnere.
• Udarbejdelse og gennemførelse af aftaler.
• Rådgivning om fondes ledelse, organisation og administration.
• Bestyrelsesbetjening og dokumentation af beslutninger.
• Administration af fondenes økonomiske og organisatoriske forhold.
• Fakturering, bogføring og øvrig forretningsadministration.

Ansøgnings- og bevillingsadministration

Når vi bistår en fond med administration af ansøgninger og bevillinger, sker behandlingen med henblik på at understøtte fondens uddelingsvirksomhed.

Det kan omfatte modtagelse og registrering af ansøgninger, sagsforberedelse, kommunikation med ansøgere, opfølgning på bevillinger samt dokumentation og rapportering.

Behandlingen sker inden for rammerne af den konkrete aftale med fonden og under hensyntagen til ansvarsfordelingen mellem fonden og Votum.

Kommunikation og relationspleje

Vi behandler kontaktoplysninger med henblik på at opretholde relevante professionelle relationer og kunne kommunikere om vores ydelser, faglige aktiviteter og samarbejdsmuligheder.

Nyhedsbreve og arrangementer

Vi behandler oplysninger om deltagere og abonnenter med henblik på udsendelse af nyhedsbreve, invitationer og praktiske oplysninger om arrangementer.

Rekruttering

Vi behandler personoplysninger om ansøgere med henblik på at vurdere kvalifikationer og gennemføre ansættelses- eller tilknytningsprocesser.

Overholdelse af lovgivningen

Vi behandler endvidere personoplysninger, når det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, herunder bogføringsmæssige, skattemæssige og øvrige retlige forpligtelser.

4. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Votums behandling af personoplysninger sker på grundlag af databeskyttelsesforordningen og den danske databeskyttelseslov.

Afhængigt af den konkrete behandling anvender vi følgende retsgrundlag:

Artikel 6, stk. 1, litra b – opfyldelse af en aftale

Når behandling af personoplysninger er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig som fysisk person, er behandlingsgrundlaget artikel 6, stk. 1, litra b.

Artikel 6, stk. 1, litra c – retlig forpligtelse

Når vi behandler personoplysninger for at opfylde retlige forpligtelser, eksempelvis efter bogførings- og skattelovgivningen, sker behandlingen efter artikel 6, stk. 1, litra c.

Artikel 6, stk. 1, litra f – legitime interesser

Når behandlingen er nødvendig for at varetage Votums eller en tredjeparts legitime interesser, kan behandlingen ske efter artikel 6, stk. 1, litra f.

Disse interesser kan blandt andet bestå i at:

• Administrere og udvikle vores kunderelationer.
• Kommunikere med repræsentanter for fonde og organisationer.
• Levere og dokumentere vores rådgivningsydelser.
• Varetage sikkerheden omkring vores informationssystemer.
• Fastlægge, gøre gældende eller forsvare eventuelle retskrav.

Vi anvender kun dette behandlingsgrundlag, når vores legitime interesser efter en konkret vurdering ikke tilsidesættes af den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Artikel 6, stk. 1, litra a – samtykke

Hvis vi behandler personoplysninger på grundlag af samtykke, eksempelvis ved tilmelding til elektroniske nyhedsbreve, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage.

Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen.

Særlige kategorier af personoplysninger

Hvis en konkret opgave nødvendiggør behandling af følsomme personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, sker behandlingen alene, når der foreligger en relevant undtagelse fra forbuddet mod behandling af sådanne oplysninger.

Ved behandling af oplysninger om strafbare forhold og personnumre iagttages de særlige regler herom i databeskyttelsesloven.

Når Votum optræder som databehandler for en fond, er det som udgangspunkt fonden, der skal sikre det fornødne retsgrundlag for behandlingen.

5. Modtagere af personoplysningerne

Votum videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger til uvedkommende tredjeparter.

Vi kan dog videregive personoplysninger, når dette er nødvendigt for at gennemføre en aftalt opgave, eller når videregivelse følger af lovgivningen.

Modtagere kan eksempelvis være:

• Revisorer, advokater og andre professionelle rådgivere.
• Offentlige myndigheder, når lovgivningen kræver det.
• Andre parter, som det er nødvendigt at samarbejde med i forbindelse med en konkret opgave.

Eksterne leverandører og digitale administrationssystemer

Votum anvender efter behov eksterne leverandører af it-systemer, kommunikationsløsninger og digitale administrationsplatforme, herunder systemer til fondsadministration og behandling af ansøgninger og bevillinger.

Sådanne systemer kan være omfattet af en direkte aftale mellem kunden og systemleverandøren eller af en aftale mellem Votum og leverandøren.

Når Votum engagerer en leverandør til at behandle personoplysninger på Votums vegne, sikrer vi et relevant databehandlergrundlag.

Når Votum selv fungerer som databehandler for en kunde, anvender vi alene underdatabehandlere inden for rammerne af den dataansvarliges godkendelse og den gældende databehandleraftale.

Hvis kunden har indgået aftale direkte med systemleverandøren, reguleres denne leverandørs behandling af personoplysninger af aftalegrundlaget mellem kunden og leverandøren. Votums egen adgang til og behandling af oplysningerne reguleres særskilt efter vores aftale med kunden.

Overførsel til lande uden for EU/EØS

Votum tilstræber, at personoplysninger behandles og opbevares inden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sikrer vi, at overførslen sker på et lovligt grundlag og med de nødvendige garantier i henhold til databeskyttelsesforordningens kapitel V.

6. Hvor dine personoplysninger stammer fra

Vi modtager som udgangspunkt personoplysninger direkte fra dig eller fra den organisation, som du repræsenterer.

Vi kan også modtage oplysninger fra:

• Fonde og andre organisationer, som vi administrerer eller rådgiver.
• Bestyrelsesmedlemmer, ledelsespersoner og øvrige repræsentanter.
• Ansøgnings- og administrationssystemer, som anvendes af vores kunder.
• Offentligt tilgængelige registre, herunder Det Centrale Virksomhedsregister.
• Hjemmesider, offentliggjorte årsrapporter og andre relevante offentlige kilder.
• Andre professionelle rådgivere og samarbejdspartnere.

Når oplysningerne ikke er modtaget direkte fra dig, giver vi oplysninger om behandlingen i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens regler, medmindre en undtagelse finder anvendelse.

7. Opbevaring af dine personoplysninger

Votum opbevarer alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet, eller så længe opbevaring er påkrævet efter gældende lovgivning.

Opbevaringsperioden afhænger af oplysningerne og det konkrete behandlingsformål.

Kunde- og samarbejdsforhold

Oplysninger, der indgår i kunde- og samarbejdsforhold, opbevares under samarbejdet og efterfølgende i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til dokumentation, eventuelle retskrav og lovbestemte forpligtelser.

Bogføringsmateriale

Personoplysninger, der er nødvendige som dokumentation for bogføringen, opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Oplysninger behandlet på vegne af fonde

Når Votum behandler personoplysninger som databehandler, følger vi den dataansvarlige fonds instrukser og de aftalte bestemmelser om opbevaring, tilbagelevering og sletning.

Nyhedsbreve og arrangementer

Kontaktoplysninger til brug for nyhedsbreve opbevares, så længe du er tilmeldt, eller så længe anden opbevaring er nødvendig for at dokumentere overholdelse af gældende regler.

Rekruttering

Oplysninger fra rekrutteringsprocesser opbevares alene, så længe der foreligger et sagligt og lovligt behov herfor.

Oplysninger, som ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres på sikker vis.

8. Behandlingssikkerhed

Votum prioriterer fortrolighed, informationssikkerhed og beskyttelse af personoplysninger højt.

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, utilsigtet tab, ændring, offentliggørelse eller anden ulovlig behandling.

Sikkerhedsforanstaltningerne tilpasses oplysningernes karakter, behandlingens omfang og de risici, som behandlingen indebærer.

Vi lægger særlig vægt på, at oplysninger, som vi behandler på vegne af fonde, håndteres fortroligt og i overensstemmelse med de aftalte adgangs- og sikkerhedsprocedurer.

Vi stiller relevante krav til eksterne leverandører og følger op på sikkerheden omkring behandlingen af personoplysninger.

9. Dine rettigheder, herunder muligheden for at klage

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Ret til indsigt

Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.

Ret til sletning

Du har i visse tilfælde ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden vores almindelige slettefrister indtræder.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder når behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesser.

Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få oplysningerne overført til en anden dataansvarlig.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dette tilbage.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Votum på den e-mailadresse, som fremgår af afsnit 1.

Hvis Votum behandler dine oplysninger på vegne af en fond, vil vi som udgangspunkt henvise dig til fonden eller bistå fonden med at behandle din henvendelse.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk.

Muligheden for at klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os. Vi vil behandle din henvendelse hurtigst muligt.

Du har desuden ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: +45 3319 3200
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Opdatering af privatlivspolitikken

Votum opdaterer løbende privatlivspolitikken, når der sker ændringer i vores virksomhed, behandling af personoplysninger eller i den gældende lovgivning.

Privatlivspolitikken er senest udarbejdet den 21. oktober 2026.